Uno de los principales procesos administrativos de cualquier tipo de negocio, es el relacionado con el inventario; ya que un buen manejo de este ayuda a reducir costos y responder a tiempo a la demanda del mercado.

Sin embargo, lograr tener un control minucioso de él, en algunos casos se vuelve muy complicado para administradores, gerentes y dueños; pues hay otros asuntos que también requieren de mucho tiempo y atención dentro de cualquier empresa, por lo que el manejo de inventarios se suele realizar de una forma muy superficial.

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Y es que querer controlar al detalle de cada producto de stock requiere casi que una persona encargada de ello y adicional hacer conteos repetitivos de la mercancía lo que lleva a que más empleados deban involucrar cada vez más tiempo en ello.

En la historia de la administración han existido diferentes formatos que ayudan a llevar un control más minucioso del inventario, a través de unos registros que debe hacer el encargado de los inventarios en ellos. Uno muy popular es el Kardex, que es un formato para llevar el registro de lo que sucede con la mercancía de una empresa, principalmente registrando las entradas, las salidas, ajustes, mermas y consumos  de los artículos.

El Kardex ha tenido una evolución y ahora se puede hablar de un kardex digital que ha sido desarrollado por diferentes empresas de software y tienen diferentes funcionalidades de acuerdo a cada desarrollo. Te compartimos las principales diferencias entre tener un Kardex manual (o incluso muchos de los que se llevan en excel) y un kardex digital.

1. Para llevar un Kardex manual, es necesario que las personas escriban sobre él, lo que conlleva a que en muchas ocasiones los números o letras no puedan ser legibles por todos, poniendo en duda la veracidad de la información que allí se deposita. El Kardex digital, por su lado, no tiene esta dificultad ya que la información siempre será visible y legible.
2. El Kardex manual no permite hacer cargas masivas a través de lecturas de códigos de barras, tomando más tiempo del necesario para hacer los registros. Muchos sistemas estan en la capacidad de hacer cargas rápidas de inventario a través de dispositivos de lectura de código de barras.
3. El almacenamiento del kardex manual suele ser complicado, pues al tenerlo físico en diferentes hojas se corre el riesgo de que se pierdan. Por su parte, el kardex digital anula por completo este riesgo al siempre estar almacenado, ya sea en el equipo, o en la nube. (En este punto hay una clara diferencia, ya que si se tiene almacenado por ejemplo en un equipo local y este por alguna motivo pierde la información, con ella se pierde la información del Kardex; a diferencia del almacenamiento en la nube que permite siempre acceder a él).
4. El kardex manual no permite tener una visión global del inventario, llevando cuentas de en dinero cuánto representa el stock y calculando automáticamente el reabastecimiento a partir de unos máximos y mínimos. Por su parte hay software que dentro de su desarrollo de Kardex digital, realizan cuentas automáticas fiables de los movimientos de inventario.
5. Rastrear movimientos por productos o familias en un kardex manual es una misión casi que imposible, y si es posible; tardaría mucho más tiempo que el que se usa en un kardex digital, el cual permite hacer filtros por familias, productos, fechas y más.
6. Otra de las principales características que diferencian al Kardex manual del digital es el manejo automático de las salidas. Mientras que en el manual debe haber una persona que cada cierto periodo esté escribiendo las salidas de la mercancía dadas las ventas; en el digital se hace un registro automático cada vez que se realice una venta teniendo de esta forma un inventario actualizado.