Tras haber creado su pizzería en Manizales hace 10 años, la familia Castro pasaba por lo que consideraban un buen momento para su negocio. Tenían 3 puntos de venta y un gran número de empleados que contribuían al crecimiento y unos clientes fieles que respaldaban todo el esfuerzo invertido.

Con la llegada de la pandemia, La pizzería cerró durante las primeras semanas. Cuando tuvieron la oportunidad de abrir se comenzaron a reactivar con los domicilios. Para este momento, la hija del fundador Luisa Castro se encargó de liderar el futuro del negocio.

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Fue allí cuando comenzó a evidenciar que el negocio tenía un desorden estructural; pues no conocían el valor real de los costos, el estado de su inventario, no tenían los datos de sus clientes almacenados ni segmentados.

“Durante la cuarentena las ventas se vieron muy reducidas, pues solo prestábamos servicio a domicilio desde los puntos de venta” afirma Luisa Castro, gerente actual de la compañía.

A esto se le sumaba el desorden interno que tenían. Luisa comenzó rápidamente a reestructurar la estrategia que sus padres venían trabajando por más de 10 años; para la gestión de los domicilios decidió contratar más personal que pudiera responder a tiempo los pedidos de los tres puntos de venta para mejorar el servicio y cuidar de esta manera el único canal de venta que estaba generando ingresos.

Los domicilios, que fue el único canal de venta por varios meses, los tomaban vía telefónica. Al tener las líneas tan congestionadas en ciertas horas, decidieron abrir un canal digital adicional y fueron las ventas por WhatsApp.

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Este canal permitía prestar un servicio más rápido pues hicieron uso de los mensajes automatizados y enviaban la carta por PDF.

Para dar a conocer más su servicio a domicilio, se valieron de las redes sociales; que no tenían en el momento de comenzar la cuarentena.  Recibieron buena respuesta de sus clientes y ampliaron su alcance recurriendo a las pautas en redes sociales que les permitía mostrar sus anuncios a personas cercanas a sus zonas de cobertura.

Según estudios durante la cuarentena 5 de cada 10 pedidos a domicilio eran de comida rápida

Sin embargo, aunque las ventas fueron aumentando poco a poco, Luisa, no dejaba de pensar que el negocio necesitaba una reestructuración, pues de su menú no tenía claro cuáles eran los productos de mayor rentabilidad, cuáles los más quedados; no tenían un control del inventario; por lo que durante la pandemia decidieron dejar de administrar el negocio manualmente y dieron un paso hacia la digitalización.

“Como encargada del negocio, consideraba muy importante conocer la información en cifras del rendimiento económico del negocio, de los productos, e incluso de las promociones que usábamos frecuentemente para saber si generaban un efecto positivo o negativo en las finanzas; hasta el momento estábamos administrando a ciegas”.

Y es que este fue un punto crucial para Luisa pues al no poder estar en los tres negocios al tiempo, debía conocer el estado de las cajas, de los inventarios, de los cierres e incluso del tiempo que los empleados permanecían en el negocio.

“Con HioPOS solucionamos el problema del desorden del negocio, logramos identificar cuáles productos eran más rentables y cuáles en definitiva tenían que salir de la carta”.

Conocer las estadísticas fue fundamental para que sus ventas crecieran durante la cuarentena. “Fue indispensable conocer cuáles eran las horas en las que más se recibían pedidos para preparar la operación, al igual que la compra de insumos para la preparación de nuestros productos”, manifiesta Luisa.

Adicional, tener el control del inventario por medio de HioPOS, les aumentó el nivel de satisfacción de los clientes, pues en repetidas ocasiones se tomaban pedidos a clientes de productos que no se tenían insumos para su preparación; lo que generaba reprocesos y malestar.

¿Cómo mejorar un servicio después de la cuarentena?

Luisa manifiesta que el camino para Pizzería Tuto siempre va a ser buscar optimizar y automatizar más los procesos, para esto, buscando automatizar más el servicio en el canal de domicilios, decidió cambiar el menú que tenía en PDF e implementar la solución de menú digital de HioPOS para su negocio.

“Con esta buscamos que el proceso de pedidos por allí sea mucho más sencillo de cara al cliente, ya que va a poder pagar directamente por allí, hacerle seguimiento a su pedido y calificarlo; y de cara a nosotros administrativa y operativamente porque lo tenemos conectado al sistema de administración del negocio y todo es más sencillo”.

Además de este proyecto, Pizzería Tuto comenzará a abrir sucursales en las ciudades principales del país; ya que han identificado que un porcentaje de su clientela pertenece a estas zonas; sin embargo, reconocen que primero deben tener una estructura más sólida al interior para que sea más fácil de replicar.

“Como empresaria, le recomiendo a todos los que tienen negocio que no demoren en incluir tecnología en sus procesos. Es un paso que muchos nos demoramos en dar, pero cuando se da, le da un giro extraordinario a la organización del negocio que permite tener una administración más consciente, fundamentada en datos reales y no en la intuición”.