27 Mar El error más común que contadores cometen al elegir un software POS
En la administración de restaurantes o empresas del sector retail, se suele tener una estructura en la cual las funciones contables las realiza un asesor externo que se encarga de recoger ciertos datos mínimos requeridos por los negocios para llevar la contabilidad.
Sin embargo, al no tener un alto conocimiento en la operatividad de los negocios como tal, los contadores se suelen inclinar por recomendar a esas empresas que asesoran en adquirir softwares contables que solo facilitan llevar los registros contables, pero que presentan muchas deficiencias en cuanto a control administrativo en el punto de venta.
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Este error suele ser muy común, ocasionando muchos errores operaciones y llevando a perder el control administrativo pues el alcance que tiene un software POS especializado, dificilmente es desarrollado por un software contable. Te compartimos las principales diferencias entre un software contable y un software POS, para que logres esclarecer cuál es el que más necesita tu empresa de acuerdo a su situación actual.
Antes de comenzar la lista, vale aclarar que las empresas pueden tranquilamente tener dos sofwares para cada operación. Es decir, al ser la contabilidad un proceso tan especializado, al igual que la administración comercial de los puntos de venta; se pueden tener dos softwares que respondan a cada necesidad y que, bien sea esten integrados automáticamente o se pueda cargar información masiva a través de archivos planos.
| Sistema POS especializado | Sistema contable |
| Se utiliza para gestionar las ventas y transacciones comerciales de la empresa, como la emisión de facturas, el registro de ventas a través de diferentes canales (domicilios, autogestión, menú digital), la gestión de inventarios, entre otras. | Se utiliza para llevar un registro y hacer un seguimiento de las transacciones financieras de una empresa, como la contabilidad general, la gestión de cuentas por pagar y por cobrar, la preparación de estados financieros, entre otras |
| Es ideal para ser usado por comerciantes minoristas, propietarios de tiendas, restaurantes y otros negocios de venta directa al cliente. | El software contable está dirigido principalmente a contadores, contables y otros profesionales financieros |
| Tiene una interfaz más intuitiva y fácil de usar, ya que se utiliza principalmente para realizar transacciones comerciales | Suele tener una interfaz más compleja debido a la naturaleza de su función, ya que requiere la entrada de información detallada sobre transacciones financieras |
| Hace un rastreo minucioso del inventario identificando qué productos hay en stock, cuáles se venden bien y cuáles no. Además de gestionar el inventario por insumos, recetas, tallas y/o color | Hace un rastreo de los números que hay en stock, y solo da información de cuándo fueron adquiridos y cuándo se vendieron |
| Los reportes dan más información detallando los productos más vendidos, días en los que más se vende, conocer margen bruto VS costos asociados para toma de decisiones inmediatas | Genera básicamente reportes sobre inventarios y los movimientos del inventario. Además, permite conocer el resultado contable de gastos vs ingresos en general de la empresa con margen ponderado. |
| Controla el ingreso y salida del personal al
punto de venta |
Algunos pueden llevar la gestión de nómina |
| Genera reportes en tiempo real de la operación de la empresa | La información se construye basado en reportes desde el Pos para construir los libros contables. |
En resumen, debes tener muy claro cuál es la necesidad que tu empresa necesita cubrir en cuanto a la adquisición del sofware, pues como puedes ver aunque un Sfotware POS puede ser un complemento de un sofware contable; cuando el primero es especializado; permite tener más control administrativo y operacional de las empresas; mientras que el software contable responde a necesidades más financieras y legales contables.
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