La facturación por contingencia es un recurso vital para las empresas cuando el sistema de facturación electrónica presenta fallas. La DIAN ha establecido normas claras para asegurar que las empresas puedan continuar operando sin interrupciones y evitar sanciones. Aquí te presentamos una guía práctica y sencilla para que puedas implementar este tipo de facturación en tu empresa:
1. Identifica la contingencia:
- Reconoce si la falla es interna (problemas con tu software o hardware) o externa (problemas con la plataforma de la DIAN).
2. Utiliza los documentos equivalentes:
- Si la falla es interna, puedes emitir documentos equivalentes (facturas de papel o tickets).
- Si la falla es externa, utiliza el formato de contingencia aprobado por la DIAN.
3. Notificación a la DIAN:
- Informa a la DIAN sobre el inicio y final de la contingencia a través del sistema de facturación electrónica. Este paso es crucial para evitar sanciones.
4. Plazo para normalizar:
- Tienes un plazo de 48 horas, una vez superada la contingencia, para transmitir a la DIAN todas las facturas emitidas durante el periodo de falla.
5. Conservación de documentos:
- Guarda los documentos equivalentes emitidos y asegúrate de que estén listos para ser enviados electrónicamente cuando se restablezca el sistema.
6. Registro y Control:
- Mantén un registro detallado de todas las facturas emitidas durante la contingencia, incluyendo fecha, hora y motivos de la falla.
7. Capacitación:
- Asegúrate de que tu personal esté capacitado para manejar situaciones de contingencia y conozca los procedimientos adecuados.
8. Actualización de software:
- Verifica que tu software de facturación esté actualizado y cumpla con los requisitos de la DIAN para evitar problemas recurrentes.
9. Revisión periódica:
- Realiza revisiones periódicas de tus sistemas y procedimientos de facturación para asegurarte de que estén funcionando correctamente.
10. Asesoría profesional:
- Considera la posibilidad de contratar asesoría especializada para mantenerte al día con las normativas y garantizar el correcto manejo de la facturación por contingencia.
La facturación por contingencia es un respaldo fundamental que permite a las empresas continuar operando sin contratiempos. Siguiendo estos pasos, podrás asegurarte de cumplir con las normativas y evitar posibles sanciones por parte de la DIAN.
Recuerda: La proactividad y el cumplimiento son tus mejores aliados para evitar inconvenientes con la autoridad fiscal.
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